Mener une rétrospective multi-équipes : le World Café

Format d’atelier pour être productif en grand nombre

TL;DR

Une rétro à plus de 10 personnes ? No way !

Faites donc un World Café pour adresser plusieurs sujets en petits comités qui tournent.

Faire une rétrospective avec plusieurs équipes ?

Pour bien mener une rétrospective, il ne faut pas être trop nombreux. On peut d’ailleurs dire cela de n’importe quelle réunion. Aussi comment faire pour mener une rétrospective qui embarquerait plusieurs équipes ?

Nous l’avons fait la dernière fois, avec succès, en utilisant un format d’atelier nommé World Café.

Le World Café

On pourrait résumer ainsi le déroulé du World Café :

• Former des petits groupes de travail ; si vous mélangez plusieurs équipes, faites bien en sorte de brasser les équipes
• Définir les sujets à adresser : autant qu’il y a de groupes de travail
• Chaque groupe de travail doit désigner un vieux sage : contrairement aux autres, cette personne passera l’intégralité de l’atelier sur le même sujet. Il aura pour rôle d’être la mémoire collective des groupes qui se relaieront sur le sujet.
• Faire autant de sessions de travail qu’il y a de groupes et de sujets à adresser. Chaque session est timeboxée. Entre chaque session, les groupes tournent pour aller travailler sur le sujet suivant — sauf bien sûr les vieux sages qui restent sur le même sujet du début à la fin.
• Sauf lors de la première session, les sessions de travail démarrent par le vieux sage qui explique le travail des autres groupes de travail lors des sessions précédentes. Le vieux sage est donc le garant de la cohérence des échanges entre les différents groupes qui passent.
• On oriente les sessions de travail en fonction de leur nombre pour aider à la construction d’un résultat. Voici un exemple à 4 sessions : la session 1 sert de divergence (générer une maximum d’idée), la session 2 sert à regrouper et raffiner les idées, la session 3 sert de convergence (écrémer les idées pour ne garder que les choses vraiment intéressantes) et enfin la session 4 sert à formaliser le résultat du groupe de travail sous un forme présentable et exploitable.
• On clôt l’atelier avec une présentation collective par les vieux sages du résultat du travail sur leurs sujets

World Café, version alcoolique

Pour un peu plus de fun, nous avons utilisé le terme de pilier de comptoir plutôt que celui de vieux sage. Nous avons accompagné cela de quelques photos pour bien identifier ces personnes. Le port de l’affiche était bien entendu obligatoire !

Je m’étais dit que “pilier de comptoir” c’était plus sympa/proche de nous/compréhensible que “vieux sage”

Pourquoi ça marche ?

Le World Café réunit plusieurs ingrédients importants :

• Il fait travailler en groupes de taille réduite, qui peuvent donc réussir à construire efficacement
• Il fait travailler tout le monde sur tous les sujets, ce qui permet d’obtenir l’adhésion de tout le collectif (par opposition à l’idée de créer des groupes qui travaillent chacun sur leurs sujets, auquel cas leurs décisions n’engageraient que les groupes en questions)
• Le rôle de vieux sage qui permet d’avoir une cohérence globale malgré les groupes qui tournent

Retour d’expérience et conseils sur l’atelier

Nous avons utilisé l’atelier dans le cadre d’une Rétrospective regroupant plusieurs équipes, soit 11 participants en tout. Sans me compter, puisque je facilitais l’atelier. Les trois groupes de 4, 4 et 3 personnes ont donc adressé 3 sujets différents. Ces trois sujets touchent toutes les équipes puisque nous parlions de process partagés.

Globalement, l’atelier s’est bien déroulé. Le résultat du travail sur chacun des trois sujets fait avancer les équipes.

On peut dire que ça fonctionne comme modèle de rétrospective.

Pensez au temps de restitution du vieux sage

Pour cette fois, nous avons fait des tours de même durée. Je n’avais pas anticipé qu’une fois passé le premier tour, ça commence par une restitution du vieux sage au nouveau groupe. Ce temps peut être long : prévoir à cet effet au minimum 5 minutes supplémentaire pour les tours suivants.

Ça demande beaucoup de temps

Avec trois sujets, nous avons donc fait trois tours. Une heure pour l’ensemble de l’exercice semble un strict minimum. Il faut tenir compte du temps que prendront chaque tour, plus le temps d’explication au début et enfin la présentation des conclusions à la fin.

En ce qui nous concerne, le peu de temps nous a forcé à faire des tours de 10 minutes. Et comme dit précédemment, j’avais fait l’erreur de ne pas provisionner du temps supplémentaire pour la passation du vieux sage. C’était clairement juste, certains sujets auraient pu tirer parti de plus de temps.

À qui la faute ?

1. Trop de temps perdu dans l’ice-breaker ouvrant la Rétrospective. Nous avons fait un Super-Héros Improbables tiré de Retromat : c’était cool, mais en faisant une autre activité plus rapide nous aurions pu économiser 10–15 minutes.
2. Trop de temps perdu dans le choix des sujets, avant de démarrer à proprement parler le World Café.

Si vous voulez donc encadrer le World Café d’un ice-breaker qui met la bonne ambiance au début, ainsi que d’une dernière activité pour clore en beauté la rétrospective… Et bien tenez-en compte et choisissez des activités rapides, comme par exemple Question Rapide.

Attention au choix des sujets

Comme déjà évoqué dans la section précédente : le choix des sujets peut être très chronophage.

Dans notre cas, il était question d’identifier les différents process qui se cachent derrière un thème commun. Pour les déterminer, nous avons commencé par le grand classique, que vous connaissez certainement déjà :

• Rédaction de post-it en privé
• Partage en commun à tour de rôle
• Regroupement des post-its similaires/liés
• Si nécessaire : dot voting

Sauf que c’est toujours pareil, ce grand classique marche bien avec peu de personnes mais s’essouffle très vite quand on est nombreux. Et ça n’a pas manqué : j’aurais voulu que déterminer les sujets soit rapide, mais à 11 participants cela a pris plus de 20 minutes.

Alors quelles alternatives existent ? Une option consisterait à déterminer les sujets en avance. On peut par exemple utiliser des outils en ligne comme Dotstorming ou Trello qui s’en chargeront à merveille.

Dotstorming

C’est l’une des meilleures options, car cela extrait complètement le choix des sujets en dehors de la session. Cela suppose, par contre, que les participants soient suffisamment impliqués pour participer avant la Rétro, en off.

Tous les sujets ne nécessitent pas le même temps

Un des trois sujets a été terminé nettement en avance. Le sujet était probablement beaucoup plus simple à appréhender que les autres.

En soi, ce n’était pas un gros problème. Malgré tout, on peut essayer de se poser la question quand on définit les sujets : sont-ils tous suffisamment complexes pour nécessiter un tel atelier ? Ou sont-ils trop simples et ne vont pas générer assez d’idées ?

À refaire ?

Carrément ! Cela nous permettra de travailler tous ensemble et en mélangeant nos équipes, le temps d’un atelier.

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